Juridisch

Privacyverklaring

Deze verklaring gaat over de verwerkingen waarvoor AI Bakery zelf verwerkingsverantwoordelijke is: onze website, de AI-scan, ons sales-/CRM-proces en ons e-mailcontact. Voor verwerkingen die wij in opdracht van een klant doen, geldt de verwerkersovereenkomst.

Laatst bijgewerkt: 2 juli 2026

1. Wie wij zijn

Deze privacyverklaring is van Remoot BV, handelend onder de naam AI Bakery, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80958354, gevestigd aan de Spreeuwenburgerweg 2, 5061 PH Oisterwijk. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via onze website, onze AI-scan, ons sales-/CRM-proces en ons e-mailcontact. Vragen of een verzoek? Mail naar privacy@ai-bakery.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarom

DoelGegevensGrondslagBewaartermijn
AI-scan inplannen (vrijblijvende videocall via de agenda-link) Naam, e-mailadres, gekozen tijdstip, toelichting Uitvoering op jouw verzoek, vóór een eventuele overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) Tot 24 maanden na het laatste contact
De AI-scan en het gespreksverslag (transcript) Naam, e-mailadres, bedrijf, inhoud van het gesprek Gerechtvaardigd belang: een passend voorstel maken en onze dienstverlening tijdens de bouw toetsen (art. 6 lid 1 sub f) Tot het doel is bereikt; transcripts worden waar mogelijk gepseudonimiseerd en uiterlijk na 24 maanden verwijderd
Offerte ondertekenen via het voorstel-portaal Naam, e-mailadres, IP-adres, tijdstip van ondertekening Uitvoering/voorbereiding van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) Zolang nodig voor de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht
Contact per e-mail en normale zakelijke communicatie (Google Workspace) Naam, e-mailadres, inhoud van je bericht, bijlagen Gerechtvaardigd belang: kunnen reageren (art. 6 lid 1 sub f) Tot 24 maanden na het laatste contact; klanten: zolang de relatie duurt plus wettelijke termijnen (7 jaar fiscaal)
Hosting en beveiliging van de website (Vercel) Technische serverlogs, waaronder IP-adres en tijdstip Gerechtvaardigd belang: werking en beveiliging (art. 6 lid 1 sub f) Serverlogs circa 30 dagen
Website-statistieken (Google Analytics) — nog niet actief IP-adres, klik- en surfgedrag, apparaat- en browsergegevens Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) Pas van toepassing zodra geactiveerd; cookie maximaal 13 maanden
Marketing en advertenties (Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag) — nog niet actief IP-adres, surfgedrag, advertentie-identifiers Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) Pas van toepassing zodra campagnes draaien

Belangrijk over de transcripts: het vervangen van namen (bijvoorbeeld door "trainer 1/2/3") is pseudonimiseren, geen anonimiseren. Zolang iemand nog herleidbaar is, blijven het persoonsgegevens en blijft de AVG gelden. Wij baseren de bewaartermijn op het doel, niet op wat onze opname-tool toevallig biedt.

3. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Hoe dat werkt en welke cookies wij plaatsen, lees je in ons cookiebeleid. Op dit moment plaatsen wij geen analytics- of marketingcookies; die komen pas wanneer wij ze inschakelen, en dan alleen na jouw toestemming.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij schakelen dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken; met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten:

  • Leexi — opname en transcriptie van de scan-gesprekken (EU).
  • Amazon Web Services (AWS) — de AI-analyse van transcripts. Die gebeurt met Claude (Anthropic) via Amazon Bedrock in een EU-regio (Frankfurt); de gegevens verlaten daarbij de EU niet.
  • Supabase — database en accounts voor onze sales-/scan-tool (EU, Ierland).
  • Vercel — hosting van de website (EU-regio's). Gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.
  • Google (Google Workspace) — onze e-mail (in- en uitgaand via Gmail) en de agenda-planning (Google Calendar).
  • Resend — verzending van authenticatie-mails (transactioneel).
  • Meta en LinkedIn — advertentiemeting (pas zodra campagnes draaien).

5. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van deze partijen is (mede) gevestigd in de Verenigde Staten. Waar dat tot doorgifte leidt, berust die op het EU-US Data Privacy Framework of op standaardcontractbepalingen. Wij houden er rekening mee dat het Data Privacy Framework juridisch ter discussie staat en hanteren waar nodig standaardcontractbepalingen als terugvaloptie. Per partij verifiëren wij de juiste grondslag. De AI-analyse van transcripts houden wij bewust binnen de EU (AWS Bedrock, Frankfurt).

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren niet langer dan nodig. Samengevat: prospect- en contactgegevens tot 24 maanden na het laatste contact; transcripts tot het doel is bereikt en uiterlijk 24 maanden; klantgegevens zolang de relatie duurt; financiële administratie 7 jaar (wettelijk); serverlogs circa 30 dagen.

7. Hoe wij gegevens beveiligen

Onze website draait bij Vercel met versleuteling onderweg (HTTPS/TLS), in EU-regio's. Onze database staat bij Supabase in de EU (Ierland) en is op rij-niveau afgeschermd (Row-Level Security), zodat alleen ingelogde medewerkers bij scan-gegevens kunnen. Voor e-mail gebruiken wij Google Workspace met de gangbare e-mailbeveiliging (SPF/DKIM). Toegang tot onze systemen is beveiligd met tweefactorauthenticatie en op basis van need-to-know; sleutels en geheimen bewaren wij in een versleutelde kluis. Wij beoordelen onze maatregelen regelmatig.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar belangrijk gevolg uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar (waaronder tegen marketing), overdracht van je gegevens, en het intrekken van je toestemming. Een verzoek stuur je naar privacy@ai-bakery.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van een maand.

10. Minderjarigen

Onze dienstverlening is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

11. Datalek en klacht

Bij een datalek waarvoor wij verantwoordelijke zijn, melden wij dit zelf binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij hoog risico ook aan de betrokkenen. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via privacy@ai-bakery.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op de website. Laatst bijgewerkt: 2 juli 2026.